Dalam operasional restoran, jumlah bahan baku di laporan tidak selalu sama dengan kondisi sebenarnya. Meski dapur sudah mengikuti resep dan barang diterima sesuai catatan, stok tetap bisa berkurang tanpa penjelasan yang jelas. Kondisi ini dapat menjadi tanda restaurant shrinkage.
Jika terjadi berulang, selisih kecil sekalipun bisa berubah menjadi biaya tersembunyi yang menggerus keuntungan. Karena itu, shrinkage perlu dilihat bukan sekedar sebagai stok hilang, tetapi sebagai sinyal adanya proses operasional yang perlu diperiksa.
Mengenal Restaurant Shrinkage dalam Operasional Restoran
Restaurant shrinkage terjadi ketika jumlah bahan yang diperkirakan masih tersedia berdasarkan aktivitas operasional tidak sesuai dengan jumlah yang ditemukan saat dilakukan pengecekan.
Bayangkan sebuah outlet menerima 40 liter minyak goreng untuk digunakan selama beberapa hari. Berdasarkan menu yang terjual dan standar resep, seharusnya masih tersisa sekitar 12 liter. Namun, ketika tim dapur melakukan pengecekan, persediaannya ternyata tinggal 9 liter.
Ada tiga liter yang pergerakannya belum dapat dijelaskan. Di sinilah shrinkage perlu ditelusuri.
Penyebabnya belum tentu tindakan pencurian. Selisih bisa muncul karena takaran berlebih, bahan tumpah, pencatatan yang terlewat, barang datang kurang, hingga penggunaan untuk kebutuhan internal yang tidak masuk laporan.
Semakin kompleks operasional restoran, semakin penting pencatatan bahan dilakukan secara konsisten.
Shrinkage Berbeda dengan Waste
Shrinkage dan waste sama-sama membuat jumlah bahan berkurang, tetapi konteksnya berbeda.
Waste memiliki alasan yang dapat diketahui dan dicatat. Misalnya, tomat busuk dibuang, saus tumpah, ayam terlalu matang, atau bahan melewati masa penyimpanan.
Jika kejadian tersebut masuk dalam catatan operasional, restoran tetap tahu ke mana bahan tersebut pergi.
Sebaliknya, shrinkage muncul ketika penurunan jumlah bahan tidak memiliki jejak pencatatan yang memadai.
Sebagai contoh, dua botol sirup pecah tetapi tidak dicatat sebagai waste. Pada akhir periode, jumlah sirup di rak lebih sedikit daripada angka pada laporan. Selisih itu kemudian terlihat sebagai shrinkage.
Jadi, pencatatan waste yang disiplin justru membantu restoran memisahkan kehilangan yang wajar dari selisih yang perlu diselidiki.
Dari Mana Selisih Stok Biasanya Muncul?
Ada beberapa titik operasional yang sering menjadi sumber masalah.
1. Barang Diterima Tanpa Pemeriksaan Detail
Restoran memesan 25 kilogram daging, lalu staf langsung memasukkan jumlah tersebut ke catatan penerimaan. Padahal, setelah ditimbang, barang yang benar-benar datang hanya 24 kilogram.
Jika perbedaan ini tidak diketahui sejak awal, data inventori sudah tidak akurat bahkan sebelum bahan masuk dapur.
2. Pemakaian Bahan Tidak Masuk Catatan
Tester menu baru, makanan staf, complimentary untuk pelanggan, atau tambahan topping sering dianggap terlalu kecil untuk dicatat.
Masalahnya, penggunaan kecil yang terjadi setiap hari bisa menghasilkan selisih besar pada akhir bulan.
3. Takaran Tidak Konsisten
Resep membutuhkan 80 gram daging per porsi, tetapi dalam praktiknya staf dapur menggunakan 90–100 gram.
Tidak ada bahan yang dicuri, tetapi konsumsi aktual menjadi lebih tinggi daripada perhitungan sistem.
4. Bahan Rusak Tidak Dilaporkan
Susu basi, buah memar, kemasan bocor, atau makanan gagal produksi tetap harus memiliki catatan. Jika tidak, sistem masih menganggap bahan tersebut tersedia.
5. Akses Stok Terlalu Longgar
Gudang yang dapat diakses banyak orang tanpa prosedur pengambilan yang jelas membuat bahan lebih sulit ditelusuri.
Masalahnya bukan semata-mata siapa yang mengambil, tetapi tidak adanya jejak penggunaan.
Contoh Restaurant Shrinkage yang Mudah Dipahami
Misalnya sebuah restoran memulai hari dengan 18 kilogram daging sapi.Siang harinya, datang tambahan 12 kilogram. Total bahan yang tersedia berarti 30 kilogram.
Dari transaksi yang terjadi, berdasarkan standar resep seharusnya digunakan 19 kilogram. Secara operasional, jumlah yang diperkirakan masih tersedia adalah:
30 kg – 19 kg = 11 kg
Namun, saat bahan ditimbang setelah restoran tutup, jumlahnya hanya 9,5 kilogram. Berarti ada perbedaan sebesar:
11 kg – 9,5 kg = 1,5 kg
Angka 1,5 kilogram inilah yang perlu ditelusuri.
Tim kemudian dapat memeriksa apakah ada menu yang dibuat ulang, porsi berlebih, bahan rusak, makanan staf, transaksi batal, atau masalah lain selama operasional.
Cara Mengukur Besarnya Shrinkage
Untuk mengukur besarnya shrinkage, ada dua angka yang perlu kamu siapkan.
Pertama, jumlah bahan yang seharusnya masih tersedia berdasarkan catatan aktivitas. Kedua, jumlah bahan yang benar-benar tersedia setelah dihitung atau ditimbang.
Selisihnya dapat dihitung dengan:
Jumlah shrinkage = Perkiraan persediaan akhir – Persediaan hasil pengecekan
Jika catatan menunjukkan seharusnya tersedia 50 botol minuman, tetapi yang ditemukan hanya 47 botol, maka terdapat selisih tiga botol.
Untuk mengetahui proporsinya, gunakan:
Persentase shrinkage = Selisih ÷ Perkiraan persediaan akhir × 100%
Dengan contoh tersebut:
3 ÷ 50 × 100% = 6%
Agar dampaknya lebih mudah dipahami dari sisi bisnis, ubah juga selisih tersebut menjadi nilai rupiah.
Bahan yang selisihnya hanya sedikit belum tentu tidak penting. Jika harga per unit tinggi, dampaknya terhadap biaya operasional tetap bisa besar.
Cara Menemukan Sumber Selisih Lebih Cepat
Jangan hanya melakukan pengecekan ketika masalah sudah besar. Mulailah dari bahan yang paling sering digunakan atau memiliki nilai tinggi.
Bandingkan jumlah yang seharusnya tersedia dengan jumlah aktual secara berkala. Kemudian telusuri aktivitas yang berkaitan dengan bahan tersebut, seperti:
- penerimaan dari supplier,
- penggunaan berdasarkan menu terjual,
- waste,
- transfer antaroutlet,
- complimentary,
- makanan staf,
- dan koreksi stok.
Dari sini, kamu dapat melihat apakah selisih selalu muncul pada bahan tertentu, hari tertentu, shift tertentu, atau outlet tertentu.
Pola semacam ini jauh lebih berguna daripada sekadar mengetahui bahwa “stok kurang”.
Lakukan Stock Opname dengan Jadwal yang Konsisten
Stock opname tidak harus selalu dilakukan dalam skala besar. Restoran dapat membaginya berdasarkan jenis bahan.
Bahan mahal atau cepat digunakan dapat diperiksa lebih sering, misalnya harian atau beberapa kali dalam seminggu. Adapun barang yang pergerakannya lambat bisa diperiksa dengan interval yang lebih panjang.
Untuk bisnis dengan banyak cabang, gunakan prosedur yang sama di setiap outlet. Dengan metode penghitungan yang seragam, data antaroutlet lebih mudah dibandingkan dan kejanggalan lebih cepat terlihat.
Perbaiki SOP Barang Masuk dan Keluar
Kontrol shrinkage sebaiknya dimulai sejak bahan diterima. Staf yang menerima barang perlu memastikan jumlah, berat, dan kondisi barang sesuai dengan dokumen pembelian.
Jangan hanya melihat jumlah kardus. Beberapa jenis bahan perlu ditimbang atau dihitung kembali.
Begitu juga saat barang keluar dari gudang. Setiap perpindahan bahan sebaiknya memiliki catatan yang jelas, termasuk jika bahan dipindahkan ke outlet lain, digunakan untuk kebutuhan internal, atau dikeluarkan karena rusak.
Batasi Akses dan Biasakan Semua Penggunaan Tercatat
Pengendalian akses bukan berarti mencurigai karyawan. Tujuannya adalah membuat tanggung jawab atas persediaan menjadi lebih jelas.
Restoran dapat menentukan siapa yang boleh membuka gudang, mengeluarkan bahan, atau melakukan penyesuaian data inventori.
Yang tidak kalah penting, bangun kebiasaan bahwa setiap penggunaan di luar penjualan tetap harus dicatat.
Semakin lengkap jejak datanya, semakin mudah mencari penyebab ketika muncul selisih.
Gunakan Data Inventori untuk Melihat Pola
Satu kali selisih belum tentu menunjukkan masalah besar. Namun, jika bahan yang sama selalu mengalami kekurangan setiap minggu, kondisi tersebut perlu dianalisis lebih lanjut.
Coba bandingkan:
- pola selisih antarperiode,
- bahan dengan nilai kehilangan terbesar,
- perbedaan antaroutlet,
- serta hubungan antara penjualan dan konsumsi bahan.
Dengan cara ini, data inventori tidak hanya berfungsi sebagai daftar jumlah barang, tetapi juga menjadi alat untuk mengevaluasi proses operasional.
Sistem Kasir Dapat Membantu Kontrol Bahan Baku
Mengelola banyak transaksi sekaligus dengan pencatatan inventori manual dapat menjadi tantangan, terlebih jika bisnis sudah memiliki beberapa outlet.
Sistem kasir yang terhubung dengan data menu dan bahan baku dapat membantu restoran menyusun pencatatan operasional secara lebih rapi.
Melalui Kasflo Resto, pengelola bisnis F&B dapat mengelola transaksi, menu, bahan baku, pelanggan, hingga laporan usaha dalam satu sistem.
Data tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk meninjau penggunaan bahan dan membandingkannya dengan kondisi aktual di outlet.
Dengan pencatatan yang lebih terpusat, pemilik atau manajer juga lebih mudah melihat pola yang tidak biasa tanpa harus mengandalkan laporan manual dari setiap cabang.
Shrinkage Perlu Dicari Penyebabnya, Bukan Hanya Dikoreksi Angkanya
Ketika ditemukan selisih, langkah termudah memang hanya mengubah jumlah inventori agar kembali sesuai. Namun, cara tersebut tidak menjawab penyebabnya.
Shrinkage yang berulang justru perlu digunakan sebagai bahan evaluasi terhadap receiving, resep, porsi, waste, perpindahan barang, akses gudang, maupun kebiasaan pencatatan staf.
Semakin baik data yang tersedia, semakin mudah pula restoran menemukan sumber masalah sebelum nilainya semakin besar.
FAQ (Frequently Asked Questions) tentang Restaurant Shrinkage
Apa yang dimaksud dengan restaurant shrinkage?
Restaurant shrinkage adalah kondisi ketika jumlah bahan yang diperkirakan masih tersedia ternyata berbeda dengan jumlah yang ditemukan saat dilakukan pemeriksaan langsung.
Apa bedanya shrinkage dengan waste?
Waste memiliki penyebab yang diketahui, seperti bahan rusak atau gagal produksi. Shrinkage muncul ketika berkurangnya bahan belum dapat dijelaskan melalui catatan operasional.
Apa penyebab shrinkage di restoran?
Penyebabnya dapat berupa receiving error, pencatatan yang terlewat, porsi berlebih, kerusakan bahan, penggunaan internal, kehilangan, atau akses inventori yang tidak terkontrol.
Bagaimana cara menemukan selisih bahan?
Bandingkan jumlah bahan yang seharusnya tersedia dengan hasil pengecekan aktual, lalu telusuri penerimaan barang, pemakaian, waste, transfer, dan aktivitas lainnya.
Mengapa stock opname perlu dilakukan rutin?
Pengecekan rutin membantu restoran menemukan kejanggalan lebih cepat sehingga penyebab selisih dapat diperiksa sebelum nilainya semakin besar.